Tietosuojaseloste

YLLÄKSEN YSTÄVÄT RY:N Tietosuojaseloste

Pvm: 07.12 .2018

Tämä on yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Ylläksen Ystävät ry:n jäsenille, hallitukselle ja yhteistyökumppaneille sekä muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Ylläksen Ystävät ry kerää ja käsittelee henkilötietoja, millaisia henkilötietoja kerätään, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja miten henkilötiedot on suojattu. Selosteessa kuvataan myös, mitkä ovat rekisteröityjen henkilöiden oikeudet ja kuinka rekisteröity voi oikeuksiaan käyttää.

Ylläksen Ystävät ry vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään tätä tietosuojaselostetta ja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016).

1. REKISTERINPITÄJÄ

Ylläksen Ystävät ry ["Yhdistys"]

Yhdistyksen rekisterinumero 192.130

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIIN LIITTYVISSÄ ASIOISSA

Marja Tellervo Ramm-Schmidt

puh: 050 553 1904

sähköposti: marja(ät)rsconsulting.fi

osoite: Hannuskallio 8 A, 02260 Espoo

3. REKISTERIN NIMI

Ylläksen Ystävät ry:n tietosuojarekisteri

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin kerätään esimerkiksi:

• Jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka (yhdistyslaki 11 §)
• Muita jäseneen liittyviä tietoja, kuten kotiosoite ja postitoimipaikka, mökkipaikan osoite ja postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, jäsenmaksuvelvoitteeseen liittyvät tiedot, harrastukset Ylläksellä sekä onko jäseneksi hakeva mökkiläinen, muu lomailija vai paikkakuntalainen.
• Yhteistyökumppaneista edellä mainitut tiedot siltä osin kuin he ovat yksityishenkilöitä
• Tarpeelliset tiedot lahjoituksenantajista

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Yhdistys käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti ainoastaan niin kauan, kuin käsittelyperuste on olemassa. Käsittelyperusteen lakattua:

• Yhdistyksen jäsentä koskevat tiedot poistetaan yhden kuukauden sisällä jäsensuhteen päättymisestä.
• Sidosryhmiä koskevat tiedot poistetaan kolmen kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.

Joiltakin osin henkilötietoja voidaan säilyttää pidempiä aikoja kuin, mitä yllä on mainittu. Esimerkiksi:

• Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.
• Sopimusten ja muiden merkityksellisten asiakirjojen säilytysaika on 10 vuotta. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuuden vanhenemisaika, joka yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai havaitsemisesta lukien.
• Kaikki yhdistyksen itse tuottama yhdistykseen liittyvä aineisto säilytetään pysyvästi. Tällaista aineistoa ovat muun muassa pöytäkirjat, toimintakertomukset ja toimintasuunnitelmat.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot, joita Yhdistys käsittelee, ovat peräisin eri lähteitä:

• Jäsenen tiedot jäseneltä itseltään
• Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään tai julkisista tietolähteistä
• Lahjoituksenantajan tiedot häneltä itseltään

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötietoja ei luovuteta Yhdistyksen tai sen lukuun toimivien kolmansien osapuolten ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, suostumuksen tai soveltuvan lainsäädännön nojalla. Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan kaikissa tilanteissa soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhdistys käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita kolmansia palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön nojalla myös viranomaisille.

9. TIETOJEN LUOVUTUS EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauKsen periaatteet

Yhdistys suojaa rekisterin sisältämiä henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, joilla varmistetaan, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Asiaankuulumattomilla tahoilla ei ole pääsyä rekisteritietoihin. Ainostaan rekisterinpitäjä ja tämän erikseen nimeämät henkilöt voivat päästä käsiksi rekisterin sisältämiin henkilötietoihin. Ainoastaan erikseen nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä henkilötietoja ja ylläpitää niitä. Tietoihin pääsyyn oikeutettuja sitoo myös salassapitovelvoitteet.

Tietotekniikan avulla ylläpidettävät tietojärjestelmät ja ICTK-laitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu tavanomaisesti käytössä olevilla teknisillä suojamenetelmillä, kuten palomuurilla ja käyttäjäkohtaisilla salasanoilla.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Yhdistys sitoutuu ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteriin kirjatun henkilön vaatimuksesta toteuttamaan alla kuvatut rekisteröidyn oikeudet. Mikäli rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietopyyntöä ei hyväksytä, annetaan henkilölle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.

11.1. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö on maksuton enintään kerran vuodessa (12kk) toteutettuna.

11.2. OIKEUS VAATIA TIETOJEN OIKAISUA

Mikäli rekisteröity havaitsee, että rekisterin tiedoissa epätarkkoja tai virheellisiä henkilötietoja, on rekisteröidyllä oikeus vaatia tällaisten tietojen oikaisua.

Tietojen oikaisua koskeva pyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti pyynnön toteuttamiseksi: pyynnössä on ilmoitettava ainakin rekisteröidyn nimi, epätarkat tai virheelliset tiedot sekä täydennetyt tai korjatut tiedot. Pyyntö tehdään omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

11.3. OIKEUS VAATIA KÄSITTELYN RAJOITTAMISTA TAI TIETOJEN POISTAMISTA

Rekisteröidyn oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista ei ole absoluuttinen oikeus, vaan se aktualisoituu vain rajoitetuissa tilanteissa:

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa korjaamista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot esimerkiksi jos 1) henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin tai jota varten niitä käsiteltiin tai 2) rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely perustui eikä henkilötietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.

Käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista koskeva pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

11.4. OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

Kun henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella (esimerkiksi suoramarkkinointiin), rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttamisen tulee olla tehty yhtä helpoksi, kuin suostumuksen antaminen. Suostumuksen peruuttamista koskeva pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. '

11.5. OIKEUS VASTUSTAA TIETOJEN KÄSITTELYÄ

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli rekisteröity esimerkiksi katsoo, että rekisterinpitäjä on käsitellyt häntä koskevia henkilötietoja lainvastaisesti tai että rekisterinpitäjällä ei ole oikeutta käsitellä joitain häntä koskevia henkilötietoja.

11.6. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos se katsoo, ettei rekisterinpitäjä ole noudattanut soveltuvia voimassa olevia tietosuojasäännöksiä.

12. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESSA

Yhdistys pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa. Muutokset voivat olla tarpeen esimerkiksi asiaankuuluvien lakien muuttumisen vuoksi tai toiminnassamme tapahtuvien muutosten vuoksi.